Email and Written Communication

Professional language for emails, formal letters, and written business communication in Spanish.

Email Greetings - Formal

Estimado/a Sr./Sra. [Apellido]: (Dear Mr./Ms. [Last name]:) Estimados señores: (Dear Sirs / To whom it may concern:) Distinguido/a Sr./Sra.: (Distinguished Mr./Ms.:) De mi consideración: (Dear Sir/Madam - very formal)

Email Greetings - Semi-formal

Hola [Nombre]: (Hello [Name]:) Buen día, [Nombre]: (Good day, [Name]:) Saludos, [Nombre]: (Greetings, [Name]:)

Email Greetings - Informal

Hola: (Hi:) ¿Qué tal? (How's it going?) Hola [Nombre], (Hi [Name],)

Opening Lines

Le escribo para... (I'm writing to you to...) Me dirijo a usted para... (I'm contacting you to...) Por medio de la presente... (By means of this letter... - very formal) Me pongo en contacto con usted para... (I'm getting in touch with you to...) Quisiera informarle que... (I would like to inform you that...)

Referring to Previous Communication

En respuesta a su correo... (In response to your email...) Con referencia a... (With reference to...) Acuso recibo de su correo... (I acknowledge receipt of your email... - formal) Gracias por su correo del... (Thank you for your email of...) Tal como conversamos... (As we discussed...)

Requesting Information

Me gustaría saber... (I would like to know...) Quisiera solicitar información sobre... (I would like to request information about...) ¿Podría enviarme...? (Could you send me...?) Agradecería que me enviara... (I would appreciate if you sent me...) Necesito información sobre... (I need information about...)

Providing Information

Le informo que... (I inform you that...) Adjunto envío... (Attached I send...) Por favor encuentre adjunto... (Please find attached...) Le comunico que... (I communicate to you that...)

Attachments

Adjunto el documento solicitado. (Attached is the requested document.) Encontrará adjunto... (You will find attached...) Le envío en adjunto... (I send you attached...)

Making Requests

Le agradecería que... (I would appreciate if you...) ¿Sería posible...? (Would it be possible...?) ¿Podría usted...? (Could you...?) Le solicito que... (I request that you...)

Apologizing

Lamento informarle que... (I regret to inform you that...) Disculpe las molestias. (Sorry for the inconvenience.) Pido disculpas por... (I apologize for...) Lamento el retraso. (I regret the delay.)

Closing Lines

Quedo a la espera de su respuesta. (I await your response.) Espero su pronta respuesta. (I hope for your prompt response.) Sin otro particular... (Without further ado... - very formal) Agradezco de antemano su atención. (I thank you in advance for your attention.) Muchas gracias por su tiempo. (Thank you very much for your time.)

Email Closings - Formal

Atentamente, (Sincerely,) Cordialmente, (Cordially,) Un cordial saludo, (A cordial greeting,) Saludos cordiales, (Cordial greetings,) Respetuosamente, (Respectfully,)

Email Closings - Semi-formal

Saludos, (Regards,) Un saludo, (Regards,) Hasta pronto, (Until soon,)

Email Closings - Informal

Un abrazo, (A hug,) Besos, (Kisses,) Nos vemos, (See you,) Cuídate, (Take care,)

Subject Lines

Asunto: [Topic] (Subject: [Topic]) RE: [Previous subject] (RE: [Previous subject]) Urgente: [Topic] (Urgent: [Topic])

Professional Phrases

Le mantendremos informado/a. (We will keep you informed.) No dude en contactarme. (Don't hesitate to contact me.) Quedo a su disposición. (I remain at your disposal.) Estoy a su entera disposición. (I'm entirely at your disposal.)

Follow-up

Le escribo para hacer seguimiento... (I'm writing to follow up...) ¿Ha tenido oportunidad de revisar...? (Have you had an opportunity to review...?) Me permito recordarle que... (I allow myself to remind you that...)

Practice