Business Meeting Language

Professional meetings (reuniones) in Spanish-speaking workplaces follow specific conventions and language patterns. Whether scheduling, participating, or leading meetings, these phrases ensure clear, professional communication.

Cultural Note: Meetings in Hispanic cultures often start with personal conversation and may run longer than scheduled—relationship-building is valued.

Scheduling a Meeting

Proposing a Meeting

¿Podríamos reunirnos para discutir...? (Could we meet to discuss...?)

Me gustaría agendar una reunión sobre... (I'd like to schedule a meeting about...)

Necesitamos ponernos al día sobre... (We need to catch up on...)

¿Tendría tiempo para una reunión? (Would you have time for a meeting?)

Suggesting Times

¿Le viene bien el martes a las tres? (Does Tuesday at three work for you?)

¿Qué tal si nos reunimos el jueves? (How about we meet on Thursday?)

¿Le parece bien a las 10 de la mañana? (Does 10 AM seem good to you?)

¿Cuándo le vendría mejor? (When would be better for you?)

Tengo disponibilidad el lunes y el miércoles. (I have availability on Monday and Wednesday.)

Confirming Details

Confirmamos entonces para el viernes a las 2 PM. (We confirm then for Friday at 2 PM.)

Nos vemos en la sala de juntas. (We'll see each other in the conference room.)

La reunión será por Zoom. (The meeting will be via Zoom.)

Le envío la invitación de calendario. (I'm sending you the calendar invitation.)

Rescheduling and Canceling

Requesting to Reschedule

Disculpe, ¿podríamos posponer la reunión? (Excuse me, could we postpone the meeting?)

Me ha surgido un imprevisto. ¿Podemos reagendar? (Something's come up. Can we reschedule?)

¿Sería posible mover la reunión a otro día? (Would it be possible to move the meeting to another day?)

Lamentablemente, no podré asistir. ¿Podemos cambiar la fecha? (Unfortunately, I won't be able to attend. Can we change the date?)

Proposing New Time

¿Le viene bien la semana que viene? (Does next week work for you?)

¿Podríamos hacerlo el mismo día pero a otra hora? (Could we do it the same day but at another time?)

¿Qué tal si la pasamos para el martes? (How about we move it to Tuesday?)

Canceling

Lamento informarle que debo cancelar la reunión. (I regret to inform you I must cancel the meeting.)

Por razones imprevistas, la reunión queda cancelada. (Due to unforeseen reasons, the meeting is canceled.)

Tendremos que suspender la reunión de hoy. (We'll have to suspend today's meeting.)

Starting a Meeting

Opening

Buenos días a todos. Comencemos. (Good morning everyone. Let's begin.)

Gracias por venir. Empecemos con el orden del día. (Thank you for coming. Let's start with the agenda.)

Espero que todos estén bien. Vamos a iniciar la reunión. (I hope everyone is well. Let's start the meeting.)

Introducing the Agenda

El orden del día es el siguiente: (The agenda is as follows:)

Hoy trataremos los siguientes temas: (Today we'll cover the following topics:)

Tenemos tres puntos principales a discutir: (We have three main points to discuss:)

Primero hablaremos de..., luego..., y finalmente... (First we'll talk about..., then..., and finally...)

Introductions (If Needed)

Permítanme presentar a... (Allow me to introduce...)

Para quienes no lo conocen, él es... (For those who don't know him, he's...)

Quisiera presentarles a nuestro nuevo colega. (I'd like to introduce our new colleague.)

Participating in a Meeting

Asking to Speak

¿Puedo intervenir? (May I interject?)

Si me permiten, quisiera añadir algo. (If I may, I'd like to add something.)

Me gustaría comentar sobre ese punto. (I'd like to comment on that point.)

Disculpen que interrumpa, pero... (Excuse me for interrupting, but...)

Expressing Opinions

Desde mi punto de vista... (From my point of view...)

En mi opinión... (In my opinion...)

Considero que... (I consider that...)

Creo que deberíamos... (I think we should...)

Me parece que... (It seems to me that...)

Agreeing

Estoy de acuerdo con [name]. (I agree with [name].)

Exactamente. Comparto esa opinión. (Exactly. I share that opinion.)

Tienes razón en ese punto. (You're right on that point.)

Apoyo esa propuesta. (I support that proposal.)

Disagreeing Politely

Veo tu punto, pero creo que... (I see your point, but I think...)

Con todo respeto, tengo una opinión diferente. (With all respect, I have a different opinion.)

Entiendo, aunque desde otra perspectiva... (I understand, although from another perspective...)

No estoy del todo convencido de que... (I'm not entirely convinced that...)

Asking for Clarification

¿Podrías aclarar ese punto? (Could you clarify that point?)

No me quedó claro. ¿Podrías explicar de nuevo? (It wasn't clear to me. Could you explain again?)

¿A qué te refieres exactamente con...? (What exactly do you mean by...?)

Perdón, ¿podrías dar un ejemplo? (Sorry, could you give an example?)

Managing the Meeting (As Chair)

Keeping on Track

Volvamos al tema principal. (Let's return to the main topic.)

Tenemos que avanzar. Pasemos al siguiente punto. (We need to move forward. Let's move to the next point.)

Estamos desviándonos del tema. (We're getting off topic.)

Vamos un poco retrasados. Necesitamos ser más concisos. (We're running a bit behind. We need to be more concise.)

Managing Time

Tenemos 10 minutos para este tema. (We have 10 minutes for this topic.)

Nos queda poco tiempo. Resumamos. (We have little time left. Let's summarize.)

Por cuestiones de tiempo, dejemos esto para la próxima reunión. (For time reasons, let's leave this for the next meeting.)

Giving the Floor

Le cedo la palabra a [name]. (I give the floor to [name].)

[Name], ¿quieres compartir tu opinión? ([Name], do you want to share your opinion?)

¿Alguien más quiere comentar? (Does anyone else want to comment?)

Seeking Consensus

¿Estamos todos de acuerdo? (Do we all agree?)

¿Hay consenso sobre este punto? (Is there consensus on this point?)

¿Alguna objeción? (Any objections?)

Si no hay más comentarios, procedamos. (If there are no more comments, let's proceed.)

Taking Action Items

Assigning Tasks

[Name], ¿podrías encargarte de...? ([Name], could you take care of...?)

Necesitamos que alguien se ocupe de... (We need someone to handle...)

¿Quién puede responsabilizarse de esto? (Who can take responsibility for this?)

Te asigno la tarea de... (I assign you the task of...)

Setting Deadlines

Necesitamos esto para el viernes. (We need this by Friday.)

El plazo es el 15 de marzo. (The deadline is March 15.)

¿Cuándo podrías tenerlo listo? (When could you have it ready?)

Deberíamos terminarlo antes de fin de mes. (We should finish it before the end of the month.)

Recording Decisions

Entonces, quedamos en que... (So, we agree that...)

Recapitulando, hemos decidido... (Recapping, we've decided...)

Los puntos de acción son: (The action items are:)

Anotemos que... (Let's note that...)

Closing a Meeting

Summarizing

Para resumir, hemos acordado lo siguiente: (To summarize, we've agreed on the following:)

Los próximos pasos son: (The next steps are:)

Las tareas asignadas quedan así: (The assigned tasks are as follows:)

Next Meeting

Nos vemos en la próxima reunión el [date]. (We'll see each other in the next meeting on [date].)

La próxima reunión será para revisar el progreso. (The next meeting will be to review progress.)

¿Fijamos fecha para el seguimiento? (Shall we set a date for the follow-up?)

Thanking Participants

Gracias a todos por su tiempo. (Thank you all for your time.)

Agradezco su participación. (I appreciate your participation.)

Gracias por sus aportes. (Thank you for your contributions.)

Ha sido una reunión muy productiva. (It's been a very productive meeting.)

Closing

Damos por concluida la reunión. (We conclude the meeting.)

Sin más que tratar, cerramos la reunión. (With nothing more to discuss, we close the meeting.)

Nos mantenemos en contacto. (We'll stay in touch.)

During Virtual Meetings

Technical Issues

No te escuchamos bien. (We can't hear you well.)

Hay un eco. ¿Podrías silenciar tu micrófono cuando no hables? (There's an echo. Could you mute your microphone when not speaking?)

Se congeló tu imagen. (Your video froze.)

¿Puedes compartir tu pantalla? (Can you share your screen?)

Virtual Etiquette

Por favor, activen sus cámaras. (Please turn on your cameras.)

Usen el chat para preguntas. (Use the chat for questions.)

Indiquen con la mano si quieren intervenir. (Raise your hand if you want to speak.)

Estoy grabando esta reunión. (I'm recording this meeting.)

Common Meeting Phrases

Practice