Business Spanish Basics

Master professional communication! Learn essential vocabulary and phrases for business settings, meetings, negotiations, and formal workplace interactions in Spanish.

Business Basics

Core Business Terms

Spanish	English
el negocio	business
la empresa	company
la compañía	company
la corporación	corporation
la firma	firm
la organización	organization
el empleado / la empleada	employee
el empleador	employer
el jefe / la jefa	boss
el gerente	manager
el director / la directora	director
el ejecutivo / la ejecutiva	executive
el socio / la socia	partner / associate
el cliente	client / customer
el proveedor	supplier
el competidor	competitor

Departments and Positions

Company Structure

Spanish	English
el departamento	department
recursos humanos (RRHH)	human resources (HR)
el departamento de ventas	sales department
el departamento de marketing	marketing department
el departamento de finanzas	finance department
el departamento de IT	IT department
el departamento legal	legal department
la contabilidad	accounting
la administración	administration
atención al cliente	customer service
el director general (CEO)	CEO
el director financiero (CFO)	CFO
el director de operaciones (COO)	COO

Office and Workplace

Office Vocabulary

Spanish	English
la oficina	office
el despacho	office (private)
el cubículo	cubicle
la sala de reuniones	meeting room
la sala de conferencias	conference room
la recepción	reception
el área de trabajo	workspace
el escritorio	desk
la papelería	stationery / office supplies
el archivo	file / archive
el archivador	filing cabinet
la fotocopiadora	photocopier
la impresora	printer
el proyector	projector

Business Communications

Formal Communication

Spanish	English
la comunicación	communication
el correo electrónico	email
el mensaje	message
la llamada	phone call
la videoconferencia	video conference
la presentación	presentation
el informe	report
el memorándum / el memo	memo
la propuesta	proposal
el contrato	contract
el acuerdo	agreement
el documento	document
el expediente	file / dossier
la correspondencia	correspondence

Meetings and Appointments

Meeting Vocabulary

Spanish	English
la reunión	meeting
la junta	meeting / board meeting
la cita	appointment
el encuentro	meeting / encounter
convocar una reunión	to call a meeting
asistir a una reunión	to attend a meeting
presidir una reunión	to chair a meeting
el orden del día	agenda
las actas	minutes
tomar notas	to take notes
posponer	to postpone
cancelar	to cancel
reprogramar	to reschedule

Meeting Phrases

Spanish	English
Empecemos la reunión.	Let's start the meeting.
Pasemos al siguiente punto.	Let's move to the next point.
¿Alguna pregunta?	Any questions?
Necesitamos discutir...	We need to discuss...
En mi opinión...	In my opinion...
Estoy de acuerdo.	I agree.
No estoy de acuerdo.	I disagree.
Eso es un buen punto.	That's a good point.
Volvamos al tema.	Let's get back on topic.
Concluyamos aquí.	Let's conclude here.

Business Operations

Key Business Actions

Spanish	English
administrar	to manage / administer
gestionar	to manage
dirigir	to direct / lead
supervisar	to supervise
coordinar	to coordinate
implementar	to implement
desarrollar	to develop
lanzar	to launch
expandir	to expand
invertir	to invest
negociar	to negotiate
firmar	to sign
aprobar	to approve
rechazar	to reject
analizar	to analyze

Sales and Marketing

Commercial Vocabulary

Spanish	English
las ventas	sales
el marketing / la mercadotecnia	marketing
el mercado	market
el cliente potencial	potential client
la clientela	clientele
el objetivo	target / goal
la meta	goal
la campaña	campaign
la publicidad	advertising
la marca	brand
el producto	product
el servicio	service
la estrategia	strategy
el descuento	discount
la oferta	offer
el precio	price
la cotización	quote

Finance and Accounting

Financial Terms

Spanish	English
las finanzas	finances
la contabilidad	accounting
el presupuesto	budget
los ingresos	income / revenue
los gastos	expenses
las ganancias	profits
las pérdidas	losses
el balance	balance sheet
el flujo de caja	cash flow
la factura	invoice / bill
el recibo	receipt
el pago	payment
la deuda	debt
el crédito	credit
la inversión	investment
el impuesto	tax
el IVA	VAT

Negotiations

Negotiation Vocabulary

Spanish	English
la negociación	negotiation
negociar	to negotiate
el trato	deal
el acuerdo	agreement
la oferta	offer
la contraoferta	counteroffer
los términos	terms
las condiciones	conditions
el compromiso	commitment / compromise
llegar a un acuerdo	to reach an agreement
cerrar un trato	to close a deal
hacer una propuesta	to make a proposal
aceptar	to accept
rechazar	to reject
conceder	to concede

Negotiation Phrases

Spanish	English
Hagamos una propuesta.	Let's make a proposal.
¿Cuál es su oferta?	What's your offer?
Necesitamos mejores términos.	We need better terms.
Eso es aceptable.	That's acceptable.
No podemos aceptar eso.	We can't accept that.
¿Pueden mejorar el precio?	Can you improve the price?
Tenemos que pensarlo.	We have to think about it.
Cerremos el trato.	Let's close the deal.
¿Cuándo podemos firmar?	When can we sign?

Professional Etiquette

Formal Greetings and Closings

Spanish	English
Estimado/a señor/señora...	Dear Mr./Mrs....
Muy señor mío / Muy señora mía	Dear Sir / Dear Madam
Distinguido/a...	Distinguished...
Atentamente	Sincerely / Yours truly
Cordialmente	Cordially
Saludos cordiales	Best regards
Un cordial saludo	Kind regards
Quedo a su disposición	I remain at your disposal

Practical Dialogues

Dialogue 1: Business Meeting

English: Manager: Good morning, everyone. Let's start the meeting. Employee 1: What's on the agenda today? Manager: We need to discuss the new marketing campaign. Employee 2: I have a proposal. We should focus on social media. Manager: That's a good point. What do you think, María? Employee 3: I agree. It's more cost-effective. Manager: Excellent. Let's implement that strategy. Employee 1: When do we launch? Manager: Next month. Let's conclude here. Thank you all.

Spanish: Gerente: Buenos días a todos. Empecemos la reunión. Empleado 1: ¿Cuál es el orden del día? Gerente: Necesitamos discutir la nueva campaña de marketing. Empleado 2: Tengo una propuesta. Deberíamos enfocarnos en redes sociales. Gerente: Eso es un buen punto. ¿Qué opinas, María? Empleado 3: Estoy de acuerdo. Es más rentable. Gerente: Excelente. Implementemos esa estrategia. Empleado 1: ¿Cuándo lanzamos? Gerente: El próximo mes. Concluyamos aquí. Gracias a todos.

Dialogue 2: Negotiating a Contract

English: Client: Thank you for the proposal. However, the price is too high. Supplier: We understand. What price did you have in mind? Client: We were thinking of 10% less. Supplier: That's difficult for us. We can offer 5% discount. Client: Could you include free shipping? Supplier: If you commit to a year-long contract, yes. Client: That's acceptable. When can we sign? Supplier: Tomorrow. I'll prepare the documents. Client: Perfect. We have a deal.

Spanish: Cliente: Gracias por la propuesta. Sin embargo, el precio es muy alto. Proveedor: Lo entendemos. ¿Qué precio tenía en mente? Cliente: Pensábamos en un 10% menos. Proveedor: Eso es difícil para nosotros. Podemos ofrecer 5% de descuento. Cliente: ¿Podrían incluir envío gratis? Proveedor: Si se comprometen a un contrato de un año, sí. Cliente: Eso es aceptable. ¿Cuándo podemos firmar? Proveedor: Mañana. Prepararé los documentos. Cliente: Perfecto. Tenemos un trato.

Dialogue 3: Job Interview

English: Interviewer: Good afternoon. Thank you for coming. Candidate: Thank you for the opportunity. Interviewer: Tell me about your experience. Candidate: I worked for five years in marketing at ABC Company. Interviewer: What are your strengths? Candidate: I'm very organized and work well under pressure. Interviewer: Why do you want to work here? Candidate: Your company is a leader in the sector and I want to grow professionally. Interviewer: Excellent. We'll contact you next week. Candidate: Thank you very much. I look forward to hearing from you.

Spanish: Entrevistador: Buenas tardes. Gracias por venir. Candidato: Gracias por la oportunidad. Entrevistador: Cuénteme sobre su experiencia. Candidato: Trabajé durante cinco años en marketing en la empresa ABC. Entrevistador: ¿Cuáles son sus fortalezas? Candidato: Soy muy organizado y trabajo bien bajo presión. Entrevistador: ¿Por qué quiere trabajar aquí? Candidato: Su empresa es líder en el sector y quiero crecer profesionalmente. Entrevistador: Excelente. Le contactaremos la próxima semana. Candidato: Muchas gracias. Espero su respuesta.

Common Mistakes to Avoid

❌ Mistake 1: Using informal language in business

Wrong: ¿Qué tal? (Too casual)
Right: Buenos días, ¿cómo está? (Professional)
Always use USTED in business!

❌ Mistake 2: Translating titles literally

Wrong: "Soy un manager"
Right: "Soy gerente"
Use Spanish terms!

❌ Mistake 3: Wrong email closings

Wrong: "Con amor" (with love - too personal!)
Right: "Atentamente" or "Cordialmente"
Professional closings!

❌ Mistake 4: Confusing REUNIÓN and JUNTA

REUNIÓN = general meeting
JUNTA = board meeting / more formal
Know the difference!

❌ Mistake 5: Being too direct

Wrong: "Eso está mal."
Right: "Tal vez deberíamos reconsiderar..."
Be diplomatic!

Practice Exercises

Exercise 1: Match Business Terms

Match Spanish to English:

el gerente
la empresa
el socio
el cliente
el proveedor

a) partner b) supplier c) client d) manager e) company

Exercise 2: Choose Formal or Informal

Which is appropriate for business?

¿Qué tal? / ¿Cómo está usted?
Adiós / Un cordial saludo
Quiero que... / Me gustaría que...
Tú / Usted

Exercise 3: Translate Business Phrases

Translate to Spanish:

Let's start the meeting.
I agree with that proposal.
We need to negotiate the terms.
When can we sign the contract?
Thank you for the opportunity.

Exercise 4: Complete the Email

Fill in appropriate formal phrases:

_____ señor García,

Le escribo para confirmar nuestra reunión del próximo martes.

_____ su disposición para cualquier pregunta.

_____, Juan Pérez

Exercise 5: Identify the Department

Which department handles:

Contratar empleados → _____
Vender productos → _____
Manejar el dinero → _____
Crear publicidad → _____
Resolver problemas legales → _____

Answer Key

Exercise 1

1-d (el gerente = manager) 2-e (la empresa = company) 3-a (el socio = partner) 4-c (el cliente = client) 5-b (el proveedor = supplier)

Exercise 2

¿Cómo está usted? (formal)
Un cordial saludo (professional closing)
Me gustaría que... (more polite)
Usted (always in business)

Exercise 3

Empecemos la reunión.
Estoy de acuerdo con esa propuesta.
Necesitamos negociar los términos.
¿Cuándo podemos firmar el contrato?
Gracias por la oportunidad.

Exercise 4

Estimado señor García,

Le escribo para confirmar nuestra reunión del próximo martes.

Quedo a su disposición para cualquier pregunta.

Atentamente / Cordialmente, Juan Pérez

Exercise 5

Recursos Humanos (RRHH)
Departamento de Ventas
Departamento de Finanzas / Contabilidad
Departamento de Marketing
Departamento Legal

Quick Reference: Business Spanish

Key Vocabulary

empresa (company)
gerente (manager)
reunión (meeting)
negocio (business)
cliente (client)

Formal Communication

Estimado/a... (Dear...)
Atentamente (Sincerely)
Always use USTED

Meeting Phrases

Empecemos la reunión
Estoy de acuerdo
Pasemos al siguiente punto

Pro Tips

💡 Tip 1: Always USTED Business = formal Never use TÚ Professional distance!

💡 Tip 2: Diplomatic Language Avoid direct "no" Use "tal vez" Be tactful!

💡 Tip 3: Email Formality Estimado/a... Atentamente... Professional structure!

💡 Tip 4: Meeting Structure Orden del día Actas (minutes) Formal vocabulary!

💡 Tip 5: Regional Awareness Spain: "ordenador" LA: "computadora" Know your audience!

Cultural Notes

📚 Business Culture: Business culture varies across Spanish-speaking countries. Spain tends to be more formal, while some Latin American countries mix formality with personal relationships.

🗣️ Hierarchy: Many Spanish-speaking business cultures are hierarchical. Titles and positions are important. Always address people by their professional title.

🌍 Regional Variations:

Computer: ordenador (Spain) vs computadora (Latin America)
Email: correo electrónico (universal) vs email (also used)
Business hours and lunch breaks vary significantly by country

💭 Personal Relationships: In many Spanish-speaking cultures, business relationships are built on personal connections. Don't be surprised if business meetings include personal conversation.

Next Steps

After mastering business Spanish basics:

✅ Learn advanced negotiation tactics
✅ Study financial terminology in depth
✅ Master formal letter writing
✅ Practice presentations in Spanish
✅ Learn industry-specific vocabulary

4-Week Action Plan

Week 1: Core Vocabulary

Day 1-2: Learn company structure terms
Day 3-4: Master office vocabulary
Day 5-7: Practice department names

Week 2: Communication

Day 1-3: Formal email writing
Day 4-5: Meeting phrases
Day 6-7: Professional greetings

Week 3: Operations

Day 1-3: Sales and marketing terms
Day 4-5: Financial vocabulary
Day 6-7: Negotiation language

Week 4: Integration

Day 1-3: Complete business conversations
Day 4-5: Role-play meetings
Day 6-7: Professional fluency

Remember: Business Spanish requires formality and professionalism! Always use USTED in business contexts. Master formal greetings: "Estimado/a" (Dear), closings: "Atentamente" (Sincerely), "Cordialmente" (Cordially). Learn key terms: empresa (company), gerente (manager), reunión (meeting), negociación (negotiation), contrato (contract). Meeting phrases: "Empecemos la reunión," "Estoy de acuerdo," "Pasemos al siguiente punto." Be diplomatic and indirect when disagreeing. Know departments: RRHH (HR), ventas (sales), marketing, finanzas (finance). Build relationships while maintaining professionalism. With business Spanish, you'll navigate professional environments confidently!