Office and Work Vocabulary in Spanish

Learn essential vocabulary for the office and workplace in Spanish! This lesson covers office supplies, equipment, job titles, and workplace expressions.

Office Supplies

Basic Supplies

Spanish	English
el bolígrafo / la pluma	pen
el lápiz	pencil
la goma de borrar	eraser
el papel	paper
la hoja	sheet of paper
el cuaderno	notebook
la carpeta	folder
el archivador	binder/file cabinet
la grapa	staple
la grapadora	stapler
el clip	paper clip
la cinta adhesiva	tape
las tijeras	scissors
la regla	ruler
el marcador	marker

Office Equipment

Spanish	English
la computadora / el ordenador	computer
el portátil / la laptop	laptop
la impresora	printer
el escáner	scanner
la fotocopiadora	copier
el teléfono	telephone
el fax	fax machine
la trituradora	shredder
el proyector	projector
la pantalla	screen
el teclado	keyboard
el ratón	mouse
la calculadora	calculator

Office Furniture

Furniture Vocabulary

Spanish	English
el escritorio	desk
la silla	chair
la silla giratoria	swivel chair
el estante	shelf
el archivero	filing cabinet
la mesa	table
la mesa de reuniones	conference table
el cajón	drawer
la lámpara	lamp
la pizarra	whiteboard
el tablón de anuncios	bulletin board

Office Spaces

Areas of the Office

Spanish	English
la oficina	office
el despacho	private office
el cubículo	cubicle
la sala de reuniones	meeting room
la sala de conferencias	conference room
la recepción	reception
la sala de espera	waiting room
la cafetería	cafeteria
el baño / los servicios	bathroom/restroom
el almacén	storage room
el estacionamiento	parking lot

Job Titles and Positions

Common Positions

Spanish	English
el/la jefe/a	boss
el/la gerente	manager
el/la director(a)	director
el/la empleado/a	employee
el/la asistente	assistant
el/la secretario/a	secretary
el/la recepcionista	receptionist
el/la contador(a)	accountant
el/la abogado/a	lawyer
el/la ingeniero/a	engineer
el/la programador(a)	programmer
el/la diseñador(a)	designer
el/la vendedor(a)	salesperson
el/la compañero/a de trabajo	coworker

Departments

Company Departments

Spanish	English
el departamento	department
recursos humanos	human resources
contabilidad	accounting
ventas	sales
marketing	marketing
informática / IT	IT
administración	administration
servicio al cliente	customer service
producción	production
finanzas	finance

Work Actions and Verbs

Common Work Verbs

Spanish	English
trabajar	to work
archivar	to file
imprimir	to print
escanear	to scan
fotocopiar	to photocopy
llamar	to call
enviar	to send
recibir	to receive
firmar	to sign
escribir	to write
revisar	to review/check
organizar	to organize
programar	to schedule
asistir	to attend

Example Sentences

Trabajo en una oficina. (I work in an office.)
Necesito imprimir estos documentos. (I need to print these documents.)
Voy a fotocopiar estas hojas. (I'm going to photocopy these sheets.)
Tengo que archivar estos papeles. (I have to file these papers.)
¿Puedes enviar este email? (Can you send this email?)

Documents and Paperwork

Common Documents

Spanish	English
el documento	document
el archivo	file
el informe	report
el contrato	contract
la factura	invoice
el recibo	receipt
el formulario	form
el memorándum / el memo	memo
el currículum / la hoja de vida	resume/CV
la carta	letter
el correo electrónico / el email	email
el anexo	attachment
la copia	copy
el original	original

Work Schedule and Time

Schedule Vocabulary

Spanish	English
el horario	schedule
la jornada laboral	work day
tiempo completo	full-time
medio tiempo	part-time
las horas de trabajo	working hours
el turno	shift
la hora de entrada	start time
la hora de salida	end time
el descanso	break
la hora del almuerzo	lunch hour
las horas extra	overtime
el día libre	day off
las vacaciones	vacation
el permiso	leave/permission

Talking About Your Schedule

Trabajo de 9 a 5. (I work from 9 to 5.)
Tengo un horario flexible. (I have a flexible schedule.)
Trabajo tiempo completo. (I work full-time.)
Mi turno empieza a las 8. (My shift starts at 8.)
Tengo una hora para almorzar. (I have an hour for lunch.)
Estoy de vacaciones. (I'm on vacation.)

Meetings and Events

Meeting Vocabulary

Spanish	English
la reunión	meeting
la junta	meeting (formal)
la conferencia	conference
la presentación	presentation
la agenda	agenda
el tema	topic
los asistentes	attendees
el acta	minutes
la fecha límite	deadline
el proyecto	project

Meeting Phrases

Tengo una reunión a las 3. (I have a meeting at 3.)
La reunión es en la sala de conferencias. (The meeting is in the conference room.)
¿Cuál es el tema de la reunión? (What's the topic of the meeting?)
Necesitamos programar una junta. (We need to schedule a meeting.)
La fecha límite es el viernes. (The deadline is Friday.)

Communication

Office Communication

Spanish	English
el mensaje	message
la llamada	call
el correo	mail
el email / el correo electrónico	email
el fax	fax
el aviso	notice
la nota	note
el recordatorio	reminder

Communication Verbs

Mandar un email (to send an email)
Hacer una llamada (to make a call)
Recibir un mensaje (to receive a message)
Contestar el teléfono (to answer the phone)
Dejar un recado (to leave a message)

Tasks and Responsibilities

Work Tasks

Spanish	English
la tarea	task
la responsabilidad	responsibility
el deber	duty
el trabajo	work/job
el proyecto	project
la asignación	assignment
la meta	goal
el objetivo	objective

Task-Related Phrases

Tengo mucho trabajo. (I have a lot of work.)
Mi responsabilidad es... (My responsibility is...)
Estoy trabajando en un proyecto. (I'm working on a project.)
Necesito terminar esta tarea. (I need to finish this task.)
Tenemos que cumplir con la meta. (We have to meet the goal.)

Work Conditions

Employment Terms

Spanish	English
el sueldo / el salario	salary
el aumento	raise
el bono	bonus
los beneficios	benefits
el seguro médico	health insurance
la jubilación	retirement
el contrato	contract
la contratación	hiring
el despido	dismissal/firing
la renuncia	resignation

Common Office Phrases

Daily Phrases

Buenos días. (Good morning.)
¿Cómo estás? (How are you?)
¿En qué puedo ayudarte? (How can I help you?)
Un momento, por favor. (One moment, please.)
Gracias por tu ayuda. (Thanks for your help.)
De nada. (You're welcome.)
Hasta luego. (See you later.)
Buen fin de semana. (Have a good weekend.)

Asking for Help

¿Me puedes ayudar? (Can you help me?)
¿Tienes un momento? (Do you have a moment?)
No sé cómo hacer esto. (I don't know how to do this.)
¿Puedes explicarme? (Can you explain to me?)
¿Dónde está...? (Where is...?)

Offering Help

¿Necesitas ayuda? (Do you need help?)
Puedo ayudarte. (I can help you.)
Déjame ver. (Let me see.)
Te enseño cómo. (I'll show you how.)
No hay problema. (No problem.)

Technology and Software

Computer Vocabulary

Spanish	English
el software	software
el programa	program
la aplicación / la app	application/app
el archivo	file
la carpeta	folder
guardar	to save
abrir	to open
cerrar	to close
copiar	to copy
pegar	to paste
eliminar	to delete
descargar	to download
subir	to upload
la contraseña	password
el internet	internet
el wifi	wifi

Practice Dialogues

Dialogue 1: First Day at Work

Jefe: Buenos días. Bienvenido a la empresa.
Nuevo empleado: Buenos días. Muchas gracias.
Jefe: Te voy a mostrar la oficina. Aquí está tu escritorio.
Nuevo empleado: Perfecto. ¿Dónde está la impresora?
Jefe: La impresora está al fondo, cerca de la fotocopiadora.
Nuevo empleado: Entendido. ¿Y la sala de reuniones?
Jefe: Está en el segundo piso. Tenemos una reunión a las 10.
Nuevo empleado: ¿Necesito traer algo?
Jefe: Solo una libreta y un bolígrafo. Yo te daré los documentos.
Nuevo empleado: Muy bien. ¿A qué hora es el almuerzo?
Jefe: La hora del almuerzo es de 1 a 2. Hay una cafetería en el primer piso.
Nuevo empleado: Perfecto. Gracias por toda la información.

Translation:
Boss: Good morning. Welcome to the company.
New employee: Good morning. Thank you very much.
Boss: I'm going to show you the office. Here's your desk.
New employee: Perfect. Where's the printer?
Boss: The printer is in the back, near the copier.
New employee: Understood. And the meeting room?
Boss: It's on the second floor. We have a meeting at 10.
New employee: Do I need to bring anything?
Boss: Just a notebook and a pen. I'll give you the documents.
New employee: Very good. What time is lunch?
Boss: Lunch hour is from 1 to 2. There's a cafeteria on the first floor.
New employee: Perfect. Thanks for all the information.

Dialogue 2: Asking for Supplies

Empleado: Disculpa, ¿tienes una grapadora?
Compañero: Sí, aquí está. ¿Necesitas grapas también?
Empleado: Sí, por favor. También necesito un bolígrafo.
Compañero: Toma. ¿Qué más necesitas?
Empleado: ¿Sabes dónde están las carpetas?
Compañero: Están en el almacén, en el segundo estante.
Empleado: Gracias. Ah, y necesito imprimir unos documentos.
Compañero: La impresora está cerca de la recepción.
Empleado: ¿Funciona bien?
Compañero: Sí, pero a veces se queda sin papel. Hay papel en el cajón debajo.
Empleado: Perfecto. Muchas gracias por tu ayuda.
Compañero: De nada. Si necesitas algo más, avísame.

Translation:
Employee: Excuse me, do you have a stapler?
Coworker: Yes, here it is. Do you need staples too?
Employee: Yes, please. I also need a pen.
Coworker: Here you go. What else do you need?
Employee: Do you know where the folders are?
Coworker: They're in the storage room, on the second shelf.
Employee: Thanks. Oh, and I need to print some documents.
Coworker: The printer is near reception.
Employee: Does it work well?
Coworker: Yes, but sometimes it runs out of paper. There's paper in the drawer below.
Employee: Perfect. Thanks a lot for your help.
Coworker: You're welcome. If you need anything else, let me know.

Dialogue 3: Scheduling a Meeting

Ana: Necesitamos programar una reunión para revisar el proyecto.
Carlos: ¿Cuándo te viene bien?
Ana: ¿Qué tal el martes?
Carlos: El martes tengo otra reunión en la mañana. ¿Por la tarde?
Ana: Perfecto. ¿A las 3?
Carlos: Sí, a las 3 está bien. ¿En qué sala?
Ana: Reservo la sala de conferencias del segundo piso.
Carlos: De acuerdo. ¿Quién más va a asistir?
Ana: El jefe del departamento de ventas y la gerente de marketing.
Carlos: Bien. ¿Necesitas que prepare algo?
Ana: Sí, por favor prepara un informe de los resultados.
Carlos: Perfecto. Lo tendré listo para el martes.
Ana: Gracias. Te envío la agenda por email.

Translation:
Ana: We need to schedule a meeting to review the project.
Carlos: When works for you?
Ana: How about Tuesday?
Carlos: Tuesday I have another meeting in the morning. In the afternoon?
Ana: Perfect. At 3?
Carlos: Yes, 3 is good. In which room?
Ana: I'll reserve the conference room on the second floor.
Carlos: Okay. Who else is going to attend?
Ana: The head of the sales department and the marketing manager.
Carlos: Good. Do you need me to prepare anything?
Ana: Yes, please prepare a report of the results.
Carlos: Perfect. I'll have it ready for Tuesday.
Ana: Thanks. I'll send you the agenda by email.

Practice Exercises

Exercise 1: Name the Object

What do you use to:

Write on paper
Staple papers together
Print documents
Erase pencil marks
Store documents

Answers: 1. el bolígrafo/lápiz, 2. la grapadora, 3. la impresora, 4. la goma de borrar, 5. la carpeta/el archivador

Exercise 2: Translate to Spanish

I work in an office.
I need to print these documents.
The meeting is at 3 PM.
Where is the conference room?
I have to finish this report.

Answers:

Trabajo en una oficina.
Necesito imprimir estos documentos.
La reunión es a las 3 de la tarde.
¿Dónde está la sala de conferencias?
Tengo que terminar este informe.

Exercise 3: Match the Department

recursos humanos → _____
ventas → _____
contabilidad → _____
informática → _____
marketing → _____

Answers: 1. human resources, 2. sales, 3. accounting, 4. IT, 5. marketing

Exercise 4: Complete with Work Schedule Terms

Trabajo _____ (full-time)
Mi _____ empieza a las 8. (shift)
Tengo _____ los sábados. (day off)
La _____ es de 1 a 2. (lunch hour)
Estoy de _____. (vacation)

Answers: 1. tiempo completo, 2. turno, 3. día libre, 4. hora del almuerzo, 5. vacaciones

Exercise 5: Office Actions

Fill in the verb:

_____ un email (send)
_____ el teléfono (answer)
_____ documentos (file)
_____ una reunión (attend)
_____ un contrato (sign)

Answers: 1. Enviar/Mandar, 2. Contestar, 3. Archivar, 4. Asistir a, 5. Firmar

Common Mistakes to Avoid

❌ Mistake 1: Gender Confusion

Wrong: La ordenador
Right: El ordenador
Why: Computer is masculine in Spain

❌ Mistake 2: Regional Differences

Spain: ordenador (computer)
Latin America: computadora (computer)
Why: Different regional terms

❌ Mistake 3: Wrong Verb

Wrong: Hacer una llamada (less common)
Better: Llamar (to call)
Why: LLAMAR is more direct

❌ Mistake 4: Wrong Preposition

Wrong: Trabajo a una oficina
Right: Trabajo en una oficina
Why: Work IN an office

❌ Mistake 5: Confusing Words

carpeta = folder (for papers)
alfombra = carpet
Why: Similar words, different meanings

Quick Reference Chart

Essential Office Items

Item	Spanish
Pen	el bolígrafo
Paper	el papel
Computer	la computadora/el ordenador
Printer	la impresora
Desk	el escritorio
Meeting	la reunión

Regional Variations

Item	Spain	Latin America
Computer	ordenador	computadora
Pen	bolígrafo	pluma/lapicero
Laptop	portátil	laptop

4-Week Action Plan

Week 1: Office Supplies

Day 1-2: Learn 15 office supply words
Day 3-4: Practice equipment vocabulary
Day 5-7: Name items around your office

Week 2: Job Titles and Actions

Day 8-10: Learn common job titles
Day 11-12: Master work verbs
Day 13-14: Complete exercises 1-2

Week 3: Documents and Schedule

Day 15-17: Learn document vocabulary
Day 18-19: Master schedule terms
Day 20-21: Do exercises 3-5

Week 4: Real Practice

Day 22-24: Practice all 3 dialogues
Day 25-26: Describe your workplace
Day 27-28: Role-play office scenarios

Pro Tips

Learn Your Job: Focus on vocabulary for your specific work
Regional Awareness: Know Spain vs. Latin America differences
Practice Daily: Name office items you use
Email Vocabulary: Essential for modern work
Meeting Phrases: Very useful in business
Write It Down: Keep a vocabulary list at your desk

Cultural Notes

Office Culture in Spanish-Speaking Countries

Formality: Generally more formal than English workplaces
Titles: Use señor/señora more often
Greetings: Handshakes common, sometimes kisses (one or two depending on country)
Lunch: Often longer (1-2 hours), main meal of day
Hours: May vary; some countries have siesta culture
Dress Code: Often more formal
Hierarchy: Respect for position important
Personal Relationships: More emphasis on personal connections

Memory Tricks

ORDENADOR = ORDER: Computer brings order
ESCRITORIO = WRITE: Desk is where you WRITE
CARPETA = FOLDER: Both hold papers
REUNIÓN = REUNION: Both bring people together
JEFE = CHIEF: Similar to "chief"
HORARIO = HOUR: Schedule has HOURS
ARCHIV-AR = ARCHIVE: Same root word

Next Steps

After mastering office vocabulary, you can:

Learn specific industry terminology
Study business Spanish phrases
Practice email and formal writing
Learn negotiation and presentation vocabulary

Keep using Spanish at work when possible! 💼✨