Office and Workplace Vocabulary

Comprehensive vocabulary for office environments, workplace operations, and business settings.

Office Basics

la oficina (office) el lugar de trabajo (workplace) el escritorio (desk) la silla (chair) el cubículo (cubicle) la sala de juntas (meeting room) la recepción (reception)

Trabajo en una oficina. (I work in an office.)

Office Equipment

la computadora/el ordenador (computer) el teléfono (telephone) la impresora (printer) la fotocopiadora (copier/photocopier) el escáner (scanner) el fax (fax machine) la calculadora (calculator) el proyector (projector) la pantalla (screen/monitor)

Office Supplies

el papel (paper) el bolígrafo/la pluma (pen) el lápiz (pencil) el marcador/rotulador (marker) el resaltador (highlighter) la goma/el borrador (eraser) las tijeras (scissors) la grapadora (stapler) las grapas (staples) los clips (paper clips) la cinta adhesiva (tape) el sacapuntas (pencil sharpener) la carpeta (folder) el archivador (filing cabinet/binder) la bandeja (tray)

Necesito papel y bolígrafos. (I need paper and pens.)

Furniture

el escritorio (desk) la silla (chair) la silla giratoria (swivel chair) el estante (shelf) el archivero/archivador (filing cabinet) el mueble (furniture)

Documents

el documento (document) el archivo (file) el expediente (file/dossier) el informe (report) el contrato (contract) la factura (invoice) el recibo (receipt) el formulario (form) la copia (copy) el original (original)

Actions with Documents

imprimir (to print) fotocopiar (to photocopy) escanear (to scan) archivar (to file) firmar (to sign) revisar (to review) aprobar (to approve) enviar (to send)

Meetings

la reunión (meeting) la junta (meeting/board meeting) la conferencia (conference) la presentación (presentation) la agenda (agenda) el acta (minutes)

Tengo una reunión a las 3. (I have a meeting at 3.)

Communication

el correo electrónico/email (email) el mensaje (message) la llamada (call) la videoconferencia (video conference) el memo (memo) el comunicado (announcement)

Envíame un email. (Send me an email.)

Work Activities

trabajar (to work) archivar (to file) organizar (to organize) programar (to schedule) asistir (to attend) presentar (to present) colaborar (to collaborate)

Time Management

la fecha límite (deadline) la prioridad (priority) urgente (urgent) el plazo (deadline/timeframe) puntual (punctual) a tiempo (on time)

La fecha límite es mañana. (The deadline is tomorrow.)

Job Positions

el jefe/la jefa (boss) el gerente/la gerente (manager) el director/la directora (director) el empleado/la empleada (employee) el asistente (assistant) el secretario/la secretaria (secretary) el colega (colleague) el compañero de trabajo (coworker)

Departments

el departamento (department) recursos humanos (human resources) finanzas (finance) marketing (marketing) ventas (sales) contabilidad (accounting) tecnología/IT (technology/IT) legal (legal)

Tasks

la tarea (task) el proyecto (project) la asignación (assignment) la responsabilidad (responsibility)

Tengo muchas tareas hoy. (I have many tasks today.)

Work Schedule

el horario (schedule) el turno (shift) tiempo completo (full-time) medio tiempo (part-time) las horas extras (overtime) el descanso (break)

Trabajo tiempo completo. (I work full-time.)

Workspace

el espacio de trabajo (workspace) la estación de trabajo (workstation) el área común (common area) la cocina/cafetería (kitchen/cafeteria)

Technology

el software (software) el programa (program) la contraseña (password) la red (network) el servidor (server) la base de datos (database) el sistema (system)

Performance

el desempeño (performance) la evaluación (evaluation) el objetivo (objective/goal) la meta (goal) el resultado (result)

Problems

el problema técnico (technical problem) la falla (failure) el error (error) el retraso (delay)

Hay un problema técnico. (There's a technical problem.)

Office Culture

el ambiente de trabajo (work environment) la cultura empresarial (corporate culture) el trabajo en equipo (teamwork) la ética laboral (work ethic)

Actions

contestar el teléfono (to answer the phone) hacer una llamada (to make a call) enviar un fax (to send a fax) programar una reunión (to schedule a meeting) tomar notas (to take notes)

Break Time

el descanso (break) la hora del almuerzo (lunch hour) la pausa para café (coffee break)

Voy a tomar un descanso. (I'm going to take a break.)

Business Operations

la operación (operation) el proceso (process) el procedimiento (procedure) la política (policy)

Common Phrases

¿Puedes enviarme el archivo? (Can you send me the file?) Tengo que terminar este informe. (I have to finish this report.) La impresora no funciona. (The printer doesn't work.) ¿A qué hora es la reunión? (What time is the meeting?)

Practice