Making Appointments and Plans in Spanish

Learn how to make plans, schedule appointments, and arrange meetings in Spanish! This essential lesson covers everything from casual friend meetups to formal appointments.

Basic Phrases for Making Plans

Suggesting Plans (Informal)

Suggesting Plans (Formal)

Asking About Availability

When Are You Free?

Responding to Availability Questions

Days and Times

Specific Day Patterns

¿Te va bien el lunes? (Does Monday work for you?)
¿Quedamos el viernes? (Shall we meet on Friday?)
¿Qué tal el sábado? (How about Saturday?)

Time Patterns

¿A qué hora? (At what time?)
¿A las tres? (At 3:00?)
¿Te va bien a las cuatro? (Does 4:00 work for you?)

Parts of Day

Examples:

¿Quedamos el jueves por la tarde? (Shall we meet Thursday afternoon?)
El lunes por la mañana me va bien (Monday morning works for me)

Suggesting Specific Times

Common Phrases

¿Nos vemos a las...? (See you at...?)
¿Te parece bien a las...? (Does... seem good to you?)
¿Qué tal a las...? (How about at...?)

Examples

¿Nos vemos a las 7? (See you at 7?)
¿Te parece bien a las 3 de la tarde? (Does 3 PM seem good?)
¿Qué tal a las 10 de la mañana? (How about 10 AM?)

Agreeing to Plans

Accepting

Declining

Suggesting Alternative

Confirming Plans

Confirmation Phrases

Complete Confirmation

Entonces quedamos el viernes a las 7 en el café.
(So we're meeting Friday at 7 at the café.)

Nos vemos el sábado a las 3 en tu casa.
(See you Saturday at 3 at your house.)

Perfecto. Quedamos mañana a las 10.
(Perfect. We're meeting tomorrow at 10.)

Changing Plans

Asking to Change

Reasons for Changing

Making Professional Appointments

Doctor, Dentist, etc.

Formal Appointment Language

Buenos días. Quiero hacer una cita.
(Good morning. I want to make an appointment.)

¿Para qué fecha?
(For what date?)

Para la semana que viene, si es posible.
(For next week, if possible.)

Tengo disponibilidad el martes a las 3.
(I have availability Tuesday at 3.)

Perfecto. ¿Podría confirmar la cita?
(Perfect. Could you confirm the appointment?)

Practice Dialogues

Dialogue 1: Making Plans with a Friend

Ana: Oye, ¿quieres ir al cine este fin de semana?
Carlos: Sí, me encantaría. ¿Cuándo estás libre?
Ana: Estoy libre el sábado por la tarde. ¿Te va bien?
Carlos: Sí, perfecto. ¿A qué hora quedamos?
Ana: ¿Qué tal a las 6? La película empieza a las 6:30.
Carlos: Me parece bien. ¿Dónde nos vemos?
Ana: En la entrada del cine.
Carlos: Vale, entonces nos vemos el sábado a las 6.

Translation:
Ana: Hey, do you want to go to the movies this weekend?
Carlos: Yes, I'd love to. When are you free?
Ana: I'm free Saturday afternoon. Does that work for you?
Carlos: Yes, perfect. What time shall we meet?
Ana: How about 6? The movie starts at 6:30.
Carlos: Sounds good. Where shall we meet?
Ana: At the cinema entrance.
Carlos: Okay, so see you Saturday at 6.

Dialogue 2: Scheduling a Doctor's Appointment

Recepcionista: Clínica San José, buenos días.
Paciente: Buenos días. Necesito hacer una cita con el doctor Ramírez.
Recepcionista: ¿Para qué fecha?
Paciente: Lo antes posible, por favor.
Recepcionista: Tengo disponibilidad el miércoles a las 10 de la mañana.
Paciente: ¿Tiene algo por la tarde?
Recepcionista: El jueves a las 3 de la tarde.
Paciente: Perfecto. El jueves a las 3 está bien.
Recepcionista: Muy bien. Entonces confirmamos para el jueves 15 a las 3.
Paciente: Sí, muchas gracias.

Translation:
Receptionist: San José Clinic, good morning.
Patient: Good morning. I need to make an appointment with Dr. Ramírez.
Receptionist: For what date?
Patient: As soon as possible, please.
Receptionist: I have availability Wednesday at 10 AM.
Patient: Do you have anything in the afternoon?
Receptionist: Thursday at 3 PM.
Patient: Perfect. Thursday at 3 is fine.
Receptionist: Very good. So we confirm for Thursday the 15th at 3.
Patient: Yes, thank you very much.

Dialogue 3: Changing Plans

María: Hola Pedro. Sobre mañana... tengo que cancelar.
Pedro: ¿En serio? ¿Por qué?
María: Me surgió algo en el trabajo. Lo siento mucho.
Pedro: No te preocupes. ¿Qué tal el viernes?
María: El viernes me va bien. ¿A la misma hora?
Pedro: Sí, a las 7. ¿Te parece bien?
María: Perfecto. Nos vemos el viernes entonces.
Pedro: Vale, hasta el viernes.

Translation:
María: Hi Pedro. About tomorrow... I have to cancel.
Pedro: Really? Why?
María: Something came up at work. I'm very sorry.
Pedro: Don't worry. How about Friday?
María: Friday works for me. Same time?
Pedro: Yes, at 7. Is that okay with you?
María: Perfect. See you Friday then.
Pedro: Okay, see you Friday.

Practice Exercises

Exercise 1: Fill in the Blanks

Complete the conversation:

1. Ana: ¿_____ estás libre? (When)
2. Carlos: Estoy libre _____ jueves. (on)
3. Ana: ¿A qué _____ quedamos? (hour/time)
4. Carlos: ¿Te parece bien _____ las 5? (at)
5. Ana: Sí, _____ vemos el jueves a las 5. (we'll see each other)

Answers: 1. Cuándo, 2. el, 3. hora, 4. a, 5. nos

Exercise 2: Translate to Spanish

1. When are you free?
2. Does Monday work for you?
3. See you Saturday at 3.
4. I need to make an appointment.
5. Can we change the time?

Answers:

1. ¿Cuándo estás libre?
2. ¿Te va bien el lunes?
3. Nos vemos el sábado a las 3.
4. Necesito hacer una cita.
5. ¿Podemos cambiar la hora?

Exercise 3: Accept or Decline

Respond to these invitations (accept or decline):

1. ¿Quieres ir al cine el viernes?
2. ¿Te va bien el martes a las 3?
3. ¿Quedamos mañana por la tarde?
4. ¿Hacemos algo el domingo?
5. ¿Nos vemos el lunes a las 10?

Example Answers (Accept):

1. Sí, me encantaría.
2. Sí, me va bien.
3. Perfecto, quedamos mañana por la tarde.
4. Sí, ¡genial!
5. Sí, nos vemos el lunes a las 10.

Exercise 4: Suggesting Alternatives

These times don't work. Suggest different times:

1. No puedo el lunes. → _____ (Tuesday)
2. Las 3 no me va bien. → _____ (5)
3. El viernes estoy ocupada. → _____ (Saturday)
4. Por la mañana no puedo. → _____ (afternoon)
5. Esta semana no tengo tiempo. → _____ (next week)

Answers:

1. ¿Qué tal el martes?
2. ¿Te parece bien a las 5?
3. ¿Podemos el sábado?
4. ¿Qué tal por la tarde?
5. ¿Qué tal la semana que viene?

Exercise 5: Create a Dialogue

Write a short dialogue (6-8 lines) where:

• Person A invites Person B to dinner
• Person B can't make the suggested day
• They agree on a different day and time
• They confirm the plans

Example:

A: ¿Quieres cenar el miércoles?
B: Lo siento, el miércoles no puedo. ¿Qué tal el jueves?
A: El jueves me va bien. ¿A qué hora?
B: ¿Te parece bien a las 8?
A: Perfecto. ¿Dónde quedamos?
B: En el restaurante La Estrella.
A: Vale, nos vemos el jueves a las 8 en La Estrella.

Common Mistakes to Avoid

❌ Mistake 1: Wrong Preposition with Days

• Wrong: Quedamos en lunes.
• Right: Quedamos el lunes.
• Why: Days use "el", not "en"

❌ Mistake 2: Missing "A" with Times

• Wrong: Nos vemos las 3.
• Right: Nos vemos a las 3.
• Why: Times need "a" (at)

❌ Mistake 3: Using SER for Availability

• Wrong: Soy libre el viernes.
• Right: Estoy libre el viernes.
• Why: Being free is a temporary state (ESTAR)

❌ Mistake 4: Wrong Reflexive

• Wrong: ¿Te veo el sábado?
• Right: ¿Nos vemos el sábado?
• Why: "We see each other" = NOS vemos

❌ Mistake 5: Forgetting Gender Agreement

• Wrong: Estoy ocupado (said by a woman)
• Right: Estoy ocupada
• Why: Adjectives must match gender

Quick Reference Chart

Making Plans Formula

Response Options

4-Week Action Plan

Week 1: Basic Phrases

• Day 1-2: Learn how to suggest plans (¿Quieres...?, ¿Quedamos?)
• Day 3-4: Master asking about availability
• Day 5-7: Practice accepting and declining

Week 2: Time and Day Expressions

• Day 8-10: Review days of week and telling time
• Day 11-12: Practice specific time/day combinations
• Day 13-14: Do dialogue 1 out loud

Week 3: Confirming and Changing

• Day 15-17: Learn confirmation phrases
• Day 18-19: Practice changing and canceling plans
• Day 20-21: Complete all exercises

Week 4: Professional Appointments

• Day 22-24: Master formal appointment language
• Day 25-26: Practice dialogues 2-3
• Day 27-28: Make a real appointment in Spanish (if possible)

Pro Tips

1. Be Specific: Always confirm exact day, time, and place
2. Use "Quedamos": Very common for "let's meet up"
3. Say "Por la Tarde": Specify morning/afternoon/evening
4. Confirm in Writing: Send a text to confirm plans
5. Be Polite: Always use "por favor" for appointments
6. Write It Down: Practice writing appointment confirmations

Cultural Notes

Time and Punctuality in Spanish-Speaking Cultures

• Flexibility: Plans may be more flexible than in some cultures
• "Hora Latina": Being 15-30 minutes late can be normal socially
• Professional vs. Social: Professional appointments are usually punctual
• Meals: Dinner plans are often later (9 PM or later in Spain)
• "Quedamos": Very common verb for making social plans
• Last-Minute Plans: Common and acceptable with close friends

Memory Tricks

• "QUEDAMOS": Think "we STAY agreed" → we're meeting
• "Te va bien": Goes WELL for you = works for you
• "Nos vemos": We SEE each other = see you!
• "El + day": Think "THE Monday" (even though we don't in English)
• "A las + time": AT the hour
• "Estoy libre": I AM free (not "soy")

Next Steps

After mastering making appointments and plans, you can:

1. Learn more complex scheduling vocabulary
2. Study how to write formal business meeting requests
3. Practice making hotel/restaurant reservations
4. Learn idiomatic expressions for social plans

Keep practicing and you'll be scheduling like a native Spanish speaker! 📅